Fjarvistarskráning & samtöl

Vellíðan í vinnu


​Þjónusta sem auðveldar vinnustöðum að halda utan um fjarvistir starfsfólks, ástæður og réttindi með fjarvistarskráningu og samtölum Vinnuverndar. Fjarvistir eru ekki einungis skráðar heldur er starfsfólki boðin ráðgjöf um heilsufar, heilbrigði og líðan ásamt því að stjórnendur fá ítarlegar fjarvistarskýrslur.

Gott samstarf og samvinna er mikilvægur þáttur í verkefninu og leiðir af sér aukinn árangur til að halda utan um starfsfólk og fækka fjarvistum þess. Því er mikilvægt að góð samskipti séu milli Vinnuverndar og stjórnenda vinnustaðarins til að veita sem bestan stuðning ásamt því að halda gögnum og tölfræðiupplýsingum eins réttum og hægt er.

Réttar upplýsingar eru mikilvægar til að fækka fjarvistardögum og vinna að úrbótum á markvissan hátt.

SENDA FYRIRSPURN   
Markmið & tilgangurHeilbrigðisþjónustuverFjarvistarskráningGögn til gagns Fjarvistarsamtöl

Markmið & tilgangur

​

Heilbrigðisþjónustuver

Hvaða þjónusta er í boði?

  • Starfsmönnum býðst ráðgjöf alla daga vikunnar þar sem þeir geta fengið svör hjúkrunarfræðings við spurningum sem tengjast heilsufari og líðan.
  • Vinnuvernd hvetur starfsmenn til þess að nýta sér ráðgjöf og auðvelt aðgengi að heilbrigðisstarfsfólki.
  • Opnunartími er alla virka daga frá kl: 8:30-12:00 og símsvari um helgar frá kl: 8:30-12:00.

Hvað fer fram í símtali við starfsmann þegar veikindi eru tilkynnt?

  • Hjá hvaða fyrirtæki starfar viðkomandi
  • Hvert er nafn og kennitala
  • Ef starfsmaður er undir 18 ára líkur símtalinu hér nema Vinnuvernd hafi borist samþykki forráðarmanna
  • Starfsmaður spurður hvort hann vilji gefa upp ástæðu fjarveru
  • Starfsmanni leiðbeint og boðin ráðgjöf
  • Hjúkrunarfræðingur minnir starfsmann á að hringja daglega
  • Gefnar upplýsingar eru trúnaðarmál 

Fjarvistarskráning

Gott samstarf og samvinna er mikilvægur þáttur í verkefninu og leiðir af sér aukinn árangur til að halda utan um og fækka fjarvistum. 

Því er mikilvægt að samskipti séu milli Vinnuverndar og verkkaupa um þjónustuna til að hægt sé að halda gagnagrunni réttum og uppfærðum.

Í hverju felst þjónusta Vinnuverndar í fjarvistarskráningu?

  • Aðgangur starfsmanna að Heilbrigðisþjónustuveri 
  • Skráning fjarvista
  • Fjarvistaskýrslur

Markmið fjarvistarskráningar

  • Tryggja skilvirkt og gagnsætt ferli 
  • Fjarvistaskráninga
  • Skýr stefna og bætt stjórnun í vinnuverndarmálum
  • Standa vörð um heilbrigði og líðan
  • Veita starfsfólki stuðning í erfiðleikum 
  • Betri nýting á fjármunum og tíma
  • Aukin hollusta og ánægja starfsfólks
  • Jákvæð endurkoma starfsfólks eftir slys eða veikindi.

Gögn til gagns

  • Fyrirtæki fær tvær fjarvistaskýrslur á ári, í upphafi árs og í júlí
  • Meðallengd fjarvista, upphafsdagur og ástæður 
  • Kynja og aldursskipting
  • Fjarvistahlutfall (mikilvægt að uppfæra stöðugildi 2 x á ári svo upplýsingar séu réttar í skýrslum)

Mánaðarlegir fjarverulistar

  • Í lok launatímabils sendir Vinnuvernd lista þar sem fram koma allar fjarvistir sem skráðar hafa verið á viðkomandi launatímabili fyrir fyrirtækið.
  • Listinn er yfirfarinn af tengilið í fyrirtæki og gerðar leiðréttingar ef þarf. Breytingar eru skráðar í kerfi Vinnuverndar og með þeim hætti er gagnagrunni haldið réttum og uppfærðum.  

Bradford skýrslur

  • Bradford-stuðull reiknaður á hvern starfsmann – starfsmönnum raðað eftir vægi stuðulsins fjórum sinnum á ári. 
  • Bradford-stuðullinn byggir á því að stuttar, endurteknar og ófyrirséðar fjarvistir valdi meiri truflun á starfsemi og hafi aukinn kostnað í för með sér fyrir atvinnurekenda en lengri fjarvistir.

Flöggun & viðbragð

​Fyrsta Bradford skýrsla er send eftir þrjá mánuði. Aðeins það starfsfólk sem  hringt hefur inn til Vinnuverndar eða hafa verið skráðir ótilkynnt ( leiðrétting frá vinnuveitnanda) eru á Bradford skýrslum.

  • Ef starfsmaður er grænn eru fjarvistir innan eðlilegra marka.
  • Ef starfsmaður er gulur þarf viðkomandi að fara í óformlegt fjarvistasamtal og þá er kannað hvort eitthvað sé hægt að gera til að bæta ástandið (að hálfu hans eða vinnuveitanda).
  • Starfsmaður sem er rauður hefur alvarlegar fjarvistir og ráðleggjum við að tekið sé fjarvistasamtal (af hálfu vinnuveitanda eða Vinnuverndar) við viðkomandi einstakling sem inngrip og stuðnings.

Ársskýrslur

  • Samantekt á ástæðum veikindafjarvista
  • Meðalfjöldi fjarvistadaga vegna veikinda 
  • Meðallengd veikindafjarvista 
  • Upphafsvikudagur veikinda
  • Frekari greiningar gerðar í samvinnu við verkkaupa.

Fjarvistarsamtöl

Séu fjarvistir orðnar svo tíðar að mikilvægt þykir að ræða við starfsfólk getur Vinnuvernd veitt aðstoð og stuðning við þá framkvæmd. Vinnuvernd býður upp á eftirfylgni í formi fjarvistarviðtala þar sem hjúkrunarfræðingur og/eða  vinnusálfræðingur ræða við starfsfólk og skima fyrir ástæðum fjarvera, kanna umhverfisþætti í viðtalinu og þannig leitast við að finna lausn og setja upp aðgerðaáætlun með viðkomandi einstakling til að minnka tíðni fjarvista hjá viðkomandi starfsfólks.

  • Fyrir komu í viðtal er viðkomandi einstaklingi sendur spurningalisti sem hann þarf að svara áður en hann mætir í fjarvistaviðtal hjá hjúkrunarfræðingi/sálfræðingi.
  • Í viðtali er veittur stuðningur og leitað leiða við að finna lausn og aðgerðaráætlun í tengslum við heilsu viðkomandi einstaklings.
  • Gerð er samantekt á samtali og ef niðurstaða er þess eðlis er starfsmanni komið í frekari úræði hjá hjúkrunarfræðing, lækni eða sálfræðingi.
  • Eftirfylgni, og samantekt á samtali.